Webinar Grabado: ¿Cómo evitar las trampas al implementar un cambio de proceso de calibración?

Esta publicación fue escrita por Pekka Videnoja, gerente de servicios profesionales de Beamex , junto con una serie de seminarios web sobre calibración de la ISA. Esta publicación se ha actualizado con la grabación del seminario web.

 

Después de tomar la decisión de salir de su rutina de calibración , el siguiente paso es delinear un proceso de implementación del sistema. Recuerde que la implementación de una solución de calibración automatizada totalmente integrada es un proceso . Simplemente no sucederá de la noche a la mañana, y debe hacerse en etapas. Antes de hablar sobre los pasos, repasemos algunos aspectos fundamentales para tener en cuenta:

  • Hay una gran cantidad de tareas interrelacionadas que deben llevarse a cabo en una secuencia apropiada. Cada paso es importante y las decisiones deben tomarse durante todo el proceso.
  • Utilizar un modelo de implementación comprobado será un proceso más rápido que una solución nueva o extremadamente personalizada.
  • El proceso de implementación generalmente es supervisado por un gerente de proyecto y requiere la participación de varios profesionales.
  • Los mayores problemas (p. Ej., Fluencia del alcance, presupuesto y desbordamientos de los cronogramas) generalmente son causados ​​por una planificación deficiente y recursos inadecuados, en lugar de que los pasos individuales sean particularmente difíciles.

Seis pasos de un proceso de implementación del sistema de calibración

1) Iniciación

En esta fase, se establece todo el marco para el proyecto. Se define un evento de lanzamiento “en vivo” de destino, así como el propósito y el alcance del nuevo sistema de calibración. Además, en esta fase se designa al equipo del proyecto, se prepara un plan de proyecto y se establecen ciertas reglas y principios importantes para el proyecto, como procedimientos de prueba y aceptación, y gestión de cambios para gestionar los cambios en los requisitos del proyecto. Además, es muy importante que defina los roles y las responsabilidades tanto del proveedor como del cliente, ya que un cambio en el proceso de calibración nunca es una “demostración individual”; de hecho, la mayoría de los requisitos de recursos se relacionan con las tareas y responsabilidades del cliente. Todo esto debe documentarse en el acuerdo de suministro, plan de proyecto, declaración (es) de trabajo e informes de progreso. Para garantizar un resultado exitoso, establezca hitos y revise continuamente su progreso. Algunos elementos importantes a tener en cuenta son la definición de todos los entregables relacionados con cada hito. Recuerde que su proveedor debe ayudarlo con esto, ya que su función no es solo proporcionar una solución, sino actuar como consultor, ofreciendo soporte y asesoramiento experto desde la entrega hasta la funcionalidad completa.

proceso de implementación

Los seis pasos del proceso de implementación del sistema.

Esta es quizás la fase más importante de la implementación de un nuevo sistema de calibración porque es cuando se documenta el proceso de calibración existente, así como el nuevo proceso de calibración del objetivo especificado. La pregunta clave en todo el proyecto es la capacidad de aceptar y adoptar un nuevo proceso de calibración, ya que no se puede simplemente presentar un nuevo sistema y herramientas, y asumir que se pueden usar de acuerdo con el antiguo proceso heredado. Sin embargo, si sientes que no eres capaz de adoptar el nuevo proceso, aún puedes cancelar el proyecto en esta fase y de todos modos has aprendido mucho de tus procedimientos de trabajo existentes y de las nuevas posibilidades. Por lo general, se requiere una gran cantidad de aportes de un número de usuarios y expertos en distintas materias, tales como TI, cumplimiento y calidad, ya que el proceso de calibración tiene conexiones con muchas áreas diferentes. Por mucho que planifique y haya establecido sus objetivos, es muy probable que existan algunas funcionalidades o especificaciones no anticipadas. Es por eso que es importante describir los procesos, por lo tanto, si surge una instancia así, todos saben cómo responder.

3) Especificación

La base de esta fase se establece en el plan del proceso. Es un error común saltar directamente a la fase de especificación omitiendo la iniciación y procesando las fases de creación de planos. Es importante asegurarse de estar en la misma página con su proveedor en términos de especificaciones técnicas y funcionalidades, por lo que ambas partes están trabajando para lograr el mismo resultado deseado. Es sorprendente la cantidad de interpretaciones diferentes que una palabra puede tener, por lo que revisar las especificaciones técnicas en detalle es una tarea muy importante para garantizar que todos las entiendan de la misma manera. Los requisitos del usuario, el diseño funcional y las especificaciones de prueba se definen durante esta fase.

4) Ejecución

Si las primeras tres fases se han hecho bien, esta es la parte fácil. Los planes preparados están listos para ser ejecutados, principalmente por su proveedor. Si nota que no se especificó algo o si los requisitos han cambiado o cambian, consulte los procedimientos de gestión de cambios que acordó con el proveedor en la fase de inicio, ya que los procedimientos de gestión de cambios generalmente se describen en el acuerdo de suministro o plan de proyecto.

5) Despliegue

El evento de lanzamiento “en vivo” definido en la fase de inicio se produce durante la implementación. Aquí es cuando todo el software, el equipo y la capacitación se ponen en manos del usuario final y son aceptados por el cliente. Lo más probable es que el proceso y el sistema deben ser “revendidos” a todas las partes interesadas, por lo tanto, es aconsejable planificar un lanzamiento para motivar a las personas. Incluso si muchos han estado involucrados en diferentes fases del proceso, esto ayudará a garantizar la aceptación y una implementación exitosa.

6) Operación

La fase de operación concluye la implementación de un cambio en el proceso de calibración. El sistema se está ejecutando y se obtienen los beneficios esperados. El nuevo sistema se usa de acuerdo con el nuevo proceso que está bien documentado con los nuevos procedimientos operativos e instrucciones de trabajo estándar, y todos están capacitados en consecuencia. Afortunadamente, ha elegido un proveedor que ofrece una sólida asistencia al cliente para respaldarlo si algo sale mal.

Con todo, la implementación de una revisión de su proceso de calibración llevará tiempo y recursos. Una vez que esté completo, podrá obtener los beneficios de sus esfuerzos a través de una mayor eficiencia, precisión y ahorro de tiempo y dinero.

Sobre el Autor

Pekka Videnoja Pekka Videnoja es un gerente de servicios profesionales en Beamex . Pekka administra el equipo de servicios profesionales de Beamex y proporciona asistencia técnica a los clientes de Beamex y al equipo de ventas a nivel mundial. Pekka ha estado involucrado en el desarrollo e implementación de software por más de 14 años. Tiene una maestría en ingeniería en liderazgo estratégico de negocios basados ​​en tecnología de la Universidad de Ciencias Aplicadas de Centria y una licenciatura en ingeniería en tecnología de la información de la Universidad de Ciencias Aplicadas de Oulu.
Fuente:
https://automation.isa.org/2014/11/a-behind-the-scenes-look-at-a-calibration-process-change/
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